Времени не хватает: причины, тайм-менеджмент, эффективные способы и умение управлять временем

А на все ли важные дела у вас хватает времени? Не всегда, к сожалению, мы правильно планируем свою жизнь. А все из-за того, что не умеем распределять дела по приоритетности. Часто занимаемся не тем, чем надо, отдавая предпочтение неважным занятиям. Давайте разберемся, почему у вас не хватает ни на что времени, изучим способы управления им, а также рассмотрим, что же такое тайм-менеджмент.

Причины дефицита времени

Почему же так сложно придерживаться намеченного плана и соблюдать расписание в течение дня? Предлагаем разобраться вам в этом. Существует как минимум шесть причин, по которым вы ничего не успеваете:

Вы слишком долго спите. Почти вся страна работает с 9:00 до 18:00. Необходимо вставать раньше, чтобы к вечеру у вас было сделано уже много дел. Вы сами заметите, что у вас появится больше свободного времени.
Вы слишком много на себя берете. Далеко не каждый готов постоянно работать в многозадачном режиме без осечек. В противном случае вы рискуете в каком-то деле провалиться.
Недостаток отдыха также влияет на вашу продуктивность. Не думайте, что, если вы будете работать 24/7, вы будете выполнять больше заданий и успевать во всем и везде. Усталость скажется на вашей плодотворности уже на третий день работы в режиме нон-стоп.
Вы не умеете говорить "нет". Возможно, вас часто просят сделать то, что вообще не относится к кругу ваших обязанностей, а вы не можете отказать. Способность говорить "нет" поможет вам не только в управлении временем, но и по жизни в целом. Вы можете согласиться помочь, но только в том случае, если вы не нанесете ущерба своему же свободному времени.
Вы тратите время на пустые дела. Может быть, вы опаздываете на работу, потому что засмотрелись телевизор? Или по дороге в офис встретили бывшую одноклассницу и вам непременно сейчас стоит поговорить с ней? А может, вы в течение дня часто выходите на перекур, а после обеденного перерыва еще полчаса болтаете с коллегами? Все это дела, которыми можно пренебречь во благо выполнения плана максимум.
Неправильно расставленные приоритеты. Сначала нужно заниматься важными, неотложными делами, и только после их выполнения браться за второстепенные. Если вам необходимо подготовиться к завтрашнему сложному экзамену, а друзья зовут вас в кино, то, безусловно, нужно отдать предпочтение подготовке к экзамену.

Теперь вы понимаете, почему же так не хватает времени на жизнь. Узнать причины проблемы, конечно, важно. Но теперь необходимо ее разрешить.

Тайм-менеджмент

"Не хватает ни на что времени" – одна из самых частых жалоб каждого второго человека. При этом люди сваливают все именно на то, что в сутках лишь 24 часа. Однако уверяем вас, виновато далеко не время. Здесь дело только в нас.

Почему одни спокойно выполняют свой план, вечером даже находят время на семью, личную жизнь и увлечения, а другие живут в постоянном аврале и завалах на работе? Все дело в незнании основ тайм-менеджмента. Что же это такое?

Тайм-менеджмент – технология, которая позволяет правильно распланировать время, а также повысить эффективность его использования. Главное, что нужно уметь делать, – это распределять дела по приоритетности, то есть важности и срочности. Именно от этого зависит, сколько времени вы потратите на выполнение дела.

Эффективные способы управления временем

Сейчас мы с вами рассмотрим несколько способов, которые помогут вам правильно организовать свой день. После того как вы изучите все методы, из вашей жизни вопрос, почему не хватает времени, отпадет тут же.

Ниже представлены работающие техники тайм-менеджмента, а также несколько советов, способных эффективно распланировать ваш день.

Матрица Эйзенхауэра

Не пугайтесь, в этом приеме нет ничего сложного. Наоборот, он значительно облегчит нашу жизнь, сделает ее более комфортной, а главное, организованной.

Итак, что нужно делать? Возьмите лист бумаги и ручку. Расчертите его так, чтобы получилось 4 ячейки: две сверху и две снизу. Каждая ячейка обозначает дела:

Срочное и важное.
Несрочное важное.
Срочное неважное.
Несрочное и неважное.

Распределите свои задачи по ячейкам. Эта техника поможет вам понять, за какое дело необходимо браться сразу, какое можно отложить, какое – и вовсе делегировать другому человеку. Если у вас вечно не хватает времени, попробуйте применить прием Эйзенхауэра.

Закон Парето

Наверняка вы когда-нибудь слышали об этом методе эффективного планирования времени, однако не знали его названия. В чем он заключается?

Принцип Парето – это распределение задач по принципу 80/20.
20 % усилий дают 80 % результата.
Остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата.
То есть 4/5 приложенных вами усилий абсолютно не влияют на результат работы. Согласитесь, доля немалая.
Большая часть результата достигается довольно быстро.
Неважные задачи выполняются в конце всей работы.
Если вы не успеваете что-то выполнить, отказываться следует именно от второстепенных задач.
Небольшая часть задач будет результативной.

Этот принцип 80/20 применим не только в тайм-менеджменте, но и в жизни. Вы добьетесь большего, начиная с малого.

Метод 10-3-2-1-0

Формула кажется непонятной на первой взгляд. Не знаете, как ее запомнить? Просто нужно выяснить, в чем она заключается.

За 10 часов до сна нельзя потреблять кофеин.
За 3 часа до сна не едим и не пьем алкоголь.
За 2 часа до сна перестаем работать.
За час до сна выключаем телефон и перестаем сидеть в социальных сетях.
0 раз – именно столько раз разрешается нажимать кнопку "Отложить", когда звонит будильник.

Это формула здорового образа жизни и эффективного планирования дня. Если вам часто не хватает времени перед сном, применяйте этот метод.

Техника "Хронограф"

Записывайте в течение двух-трех дней, сколько времени вы тратите на выполнение любых задач. Начиная с выполнения утренней зарядки и заканчивая поездкой на метро. Выясните, какое дело у вас занимает слишком много времени. Затем придумайте, каким образом можно было бы тратить на него меньше минут. Например, если вы растягиваете завтрак на сорок минут и потом вам просто не хватает времени, чтобы вовремя добраться до работы, может, дело кроется именно в том, что во время еды вы смотрите телевизор?

Далее, кстати, вы будете примерно понимать, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу. Это поможет вам быстро планировать день даже без использования смартфона или листка бумаги.

Метод салями

Как люди обычно едят колбасу? Конечно же, не целиком, а отрезая периодически по небольшому кусочку. Так поступим и с делом, для выполнения которого нужно много времени. Не бойтесь его начинать, все достигаемо. Нужно просто каждый день посвящать ему хотя бы 20-30 минут. И вы не заметите, как к концу вашей работы останется лишь последний кусочек "салями".

Письменная фиксация

Хорошая память – это хорошо. Уметь держать все дела в голове – вообще отлично. Но иногда в стрессовых ситуациях или в суете вы рискуете о чем-то забыть. Более того, письменная фиксация еще лучше закрепляет задачи в вашей голове.

Приобретите ежедневник, в котором вы будете обозначать все ваши встречи, рабочие моменты, дела, связанные с семьей и домом. Затем распределите их по приоритетности и поймите, что необходимо сделать в первую очередь.

Приведем пример:

Составить коммерческое предложение.
Погулять с собакой.
Забрать сына из детского сада.
Постирать костюм.
Позвонить клиенту.
Подписать документы.

Что из этого следует сделать в рабочее время? Дела под номерами 1, 5 и 6. Вероятно, о клиенте нужно позаботиться в первую очередь. Звоним ему. Затем подписываем документы, но в случае, если они срочные и именно от вас зависит, стоит ли делопроизводство или нет. Если с ними можно справиться в конце дня, то перенесем подписание документов на вечер. И соответственно, в течение дня мы составляем коммерческое предложение.

Далее остаются дела под номерами 2, 3 и 4. Погулять с собакой может и жена, делегируем этот пункт. Постирать костюм способна стиральная машина, поэтому у вас не займет это много времени. А забрать сына нужно именно после работы. Поэтому по окончании рабочего дня вы едете в детский сад.

Согласитесь, весьма просто? Нужно лишь понять, какое дело срочное, а какое – нет.

Понаблюдайте за собой

О чем этот пункт? О биологических ритмах. Замечали ли вы, что вам очень сложно встать с утра, ваш организм очень долго просыпается, на работе вы приходите в себя только после обеда? А может, вы, наоборот, выполняете всю работу намного быстрее до обеда, а после – лишь справляетесь с желанием хоть немного поспать?

Мы советуем вам понаблюдать за своим организмом и распланировать свою работу так, чтобы важные дела решались именно на пике вашей продуктивности.

Смартфон – наш помощник

Сейчас существует миллион различных приложений, помогающих бороться с прокрастинацией или плохой памятью. Более того, если вы действительно не полагаетесь на свою память, вы можете поставить напоминание в своем телефоне. Так вы не сможете забыть о важном срочном деле.

Техника "помидора"

Этот метод изобрел итальянский студент в конце 1980-х, которому не хватало времени на дела.

Суть техники: вы разбиваете задачи на 25-минутные "помидоры", то есть периоды. Вы работаете в течение 25 минут, не отвлекаясь ни на кого и ни на что. Затем звонит будильник или таймер, и вы спокойно отдыхаете в течение своих честно заслуженных пяти минут.

Если вы отвлеклись на что-то и отошли от дела, скидывайте время и ставьте снова таймер на 25 минут. Придется начать все сначала.

После каждого четвертого "помидора" необходимо сделать длинный перерыв 15-30 минут.

Ежедневно съедайте лягушку

Наверное, вы и так поняли, что есть лягушку – дело неприятное. В этом и заключается принцип этого метода.

Если вам предстоит заняться делом, которое вы не любите, то лучше сделать это с самого утра. После выполнения все последующие задачи покажутся вам легкими. Вы будете работать в течение дня в хорошем настроении, ведь самое страшное уже позади.

Делегирование

Если вы считаете, что какую-то задачу можете сделать не вы, а она у вас отнимает много времени, то почему бы не передать ее на выполнение другому человеку? В особенности это важно руководителям, ведь у них у самих полно других дел. Отдайте немного задач своим подчиненным. Если вы им доверяете, конечно.

Хотя бы чуть-чуть

У каждого есть заветные мечты, на которые обычно не хватает времени. Что делать в такой ситуации?

Если вы уже давно хотите выучить иностранный язык, начать бегать, прочитать большую книгу, изучить кодинг, составить список гостей на свадьбу, начать писать диплом, отремонтировать старый байк, то лучше начинать с малого.

Начните с 20 новых иностранных слов каждый день.
Бегайте с утра или вечером хотя бы в течение 20 минут.
Начните с 50 страниц чтения заветной книги в день.
Посвящайте кодированию хотя бы полчаса каждый день.
Начните обдумывать, какие гости вам очень важны, кого можно и не приглашать, кто вам дорог, а кто просто давний знакомый. Составьте сначала список хотя бы очень значимых персон и друзей семьи. А уже потом в процессе дополняйте пункты.
Диплом можно начать за полгода до его сдачи. Если вы будете писать хотя бы по 5 страниц в день, вы вскоре достигнете успеха.
Зайдите в гараж после работы хотя бы на 15 минут. И уже скоро вы будете наслаждаться поездками на своем отремонтированном байке.

Не забывайте, что к великому можно прийти только с малого. Не торопитесь и не спешите. Саморазвитие – это долгий, кропотливый путь.

Заключение

Управлять временем – это планировать не только работу, но и отдых. Если вы правильно распределите свои дела и обязанности, то свободного времени у вас появится больше. Более того, вы будете наблюдать постоянный прилив сил, ведь вы научитесь правильно организовывать свой день.